【招标信用】2025年度机关文书档案整理项目验收
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基本信息
| 地区 | 上海 上海市 | 采购单位 | 上海市住房和城乡建设管理委员会档案管理中心 |
| 招标代理机构 | 项目名称 | 2025年度机关文书档案整理项目 | |
| 采购联系人 | *** | 采购电话 | *** |
一、合同编号：11N4250029172025801
二、合同名称：2025年度机关文书档案整理项目的合同
三、项目编号：310000000250102157889-00193912
四、项目名称：2025年度机关文书档案整理项目
五、合同主体
采购人（甲方）：***
地 址：北京西路95号6楼
联 系 方 式：***
供应商（乙方）：上海三安档案管理技术有限公司
地 址：九亭镇潮富路18号2号楼
联 系 方 式：***
六、合同主要信息
服务内容：按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《上海市住房和城乡建设管理委员会档案管理暂行规定》、《中共上海市城乡建设和交通工作委员会、上海市住房和城乡建设管理委员会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等要求，完成档案管理中心2025年度约16000件机关文书档案的整理、扫描、条目录入、入库排架等工作。按档案管理技术标准要求进行档案整理，由此需要一批扫描与图像处理的专业技术人员，实施集中式档案整理与数字化扫描工作，在规定时间内规范档案整理与数字化工作，确保档案质量。
服务要求：档案整理要点：将零散的和需要进一步系统化的纸质档案，进行基本的档案保管期限鉴定整理、组合、编目和信息化，使之系统化。
第一、档案交接 公司需安排专人与甲方进行档案交接。
第二、档案鉴定 收到档案后是对文件保管期限进行价值判断。确定文件是否属于归档范围；区分归档文件的保管期限。
第三、档案整理
1）整理归档文件时应去除易锈蚀的金属物、塑料包装等，超大纸张应予折叠成A4大小，小字条应粘贴在A4纸张上，已破损的文件应予修整裱糊，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
2）剔除卷内文件中完全重复内容的页面，保留原件或字迹相对清晰的页面；剔除卷内文件中无效的页面。
3）按照文件之间的形成规律和文件之间的有机联系进行排序，对文件材料进行编制页号和档号。使用号码机在正面右上方或反面左上方编制页码，每页一个流水号。如纸张的背面和档案内容无关时，应使用铅笔在无关页面上划“X”，该页无需编页。粘贴的小字条，应把页码敲在字条上。
第四、档案数字化要求
1）将整理、完善后的纸质档案按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求以及不同档案类别的需求，在档案信息系统里进行逐件摘录相关信息，形成档案的条目信息，并产生相应的档案号并保存。
2）每件档案进行逐页扫描。根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）要求进行扫描。根据幅面的大小（A4、A3、图纸等）选择相应规格的扫描仪进行扫描。要求采用彩色模式对档案进行扫描，分辨率一般选择300dpi，特殊情况下，如扫描原件文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。将纸质档案制作成图像形成数字化副本，经过对图像的纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和角度调整，最终形成以PDF格式的单件多页式的影像件，以相对应的档案号命名保存。
第五、制作完的影像件要与相对应的档案条目信息进行关联
挂接前，需将影像件与纸质材料进行核对，确认无误后将影像件与相对应的条目信息在档案信息系统内会关联,达到点击条目信息可以查看影像原件的目的。
第六、制作封面封底
按照不同档案类型的要求，制作相应的档案封面封底，封面信息为全宗名称、一级分类、二级分类、案卷标题、日期、保管期限、件数、页数、全宗号、分类号、案卷号。
第七、档案装订
1）归档文件按照保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。保管期限为永久、30年的归档文件要求线装法，根据文件厚薄采用“三孔一线”法或直角法装订；10年的归档文件根据文件厚薄采用线装法或不锈钢订书钉装订。
2）以件为单位进行装订。如文件附件过多过厚，实在无法装订在一起的，可以分开装订，但是要以单个附件为单位进行装订，不能将单个附件分开装订。
3）装订应采用符合档案保护要求的装订材料，做到文件不损页、不倒页、不掉页、不压字，装订后文件平整。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
4）已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。
第八、装盒
制作档案盒盒脊内容，盒脊内容要求用专门打印档案盒的打印机打印。把装订后的档案按照全宗、门类、年度、保管期限、件号入盒。将备考表置于盒内文件最后，并按照要求填写相关内容。
第九、质量自检
按照对档案鉴定整理数字化扫描处理完成后按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求对每件档案进行整理全过程的质量自检，发现不合格的环节进行修正。
第十、入库排架
填写档案进出入库房登记表后按照档案的分类进入甲方指定的库房，有序排架。
服务期限：自合同签订之日起至2025年12月31日
服务地点：档案管理中心指定地点
七、验收日期：2025-11-14
八、验收组成员（应当邀请服务对象参与）：陈之瑜 高彦洁 李臻
九、验收意见：经检验，受验方已完成了合同约定的档案整理工作，并全部提交。经检验方检验后， 认为该项目质量合格，予以通过。
十、其他补充事宜：
二、合同名称：2025年度机关文书档案整理项目的合同
三、项目编号：310000000250102157889-00193912
四、项目名称：2025年度机关文书档案整理项目
五、合同主体
采购人（甲方）：***
地 址：北京西路95号6楼
联 系 方 式：***
供应商（乙方）：上海三安档案管理技术有限公司
地 址：九亭镇潮富路18号2号楼
联 系 方 式：***
六、合同主要信息
服务内容：按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《上海市住房和城乡建设管理委员会档案管理暂行规定》、《中共上海市城乡建设和交通工作委员会、上海市住房和城乡建设管理委员会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等要求，完成档案管理中心2025年度约16000件机关文书档案的整理、扫描、条目录入、入库排架等工作。按档案管理技术标准要求进行档案整理，由此需要一批扫描与图像处理的专业技术人员，实施集中式档案整理与数字化扫描工作，在规定时间内规范档案整理与数字化工作，确保档案质量。
服务要求：档案整理要点：将零散的和需要进一步系统化的纸质档案，进行基本的档案保管期限鉴定整理、组合、编目和信息化，使之系统化。
第一、档案交接 公司需安排专人与甲方进行档案交接。
第二、档案鉴定 收到档案后是对文件保管期限进行价值判断。确定文件是否属于归档范围；区分归档文件的保管期限。
第三、档案整理
1）整理归档文件时应去除易锈蚀的金属物、塑料包装等，超大纸张应予折叠成A4大小，小字条应粘贴在A4纸张上，已破损的文件应予修整裱糊，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
2）剔除卷内文件中完全重复内容的页面，保留原件或字迹相对清晰的页面；剔除卷内文件中无效的页面。
3）按照文件之间的形成规律和文件之间的有机联系进行排序，对文件材料进行编制页号和档号。使用号码机在正面右上方或反面左上方编制页码，每页一个流水号。如纸张的背面和档案内容无关时，应使用铅笔在无关页面上划“X”，该页无需编页。粘贴的小字条，应把页码敲在字条上。
第四、档案数字化要求
1）将整理、完善后的纸质档案按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求以及不同档案类别的需求，在档案信息系统里进行逐件摘录相关信息，形成档案的条目信息，并产生相应的档案号并保存。
2）每件档案进行逐页扫描。根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）要求进行扫描。根据幅面的大小（A4、A3、图纸等）选择相应规格的扫描仪进行扫描。要求采用彩色模式对档案进行扫描，分辨率一般选择300dpi，特殊情况下，如扫描原件文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。将纸质档案制作成图像形成数字化副本，经过对图像的纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和角度调整，最终形成以PDF格式的单件多页式的影像件，以相对应的档案号命名保存。
第五、制作完的影像件要与相对应的档案条目信息进行关联
挂接前，需将影像件与纸质材料进行核对，确认无误后将影像件与相对应的条目信息在档案信息系统内会关联,达到点击条目信息可以查看影像原件的目的。
第六、制作封面封底
按照不同档案类型的要求，制作相应的档案封面封底，封面信息为全宗名称、一级分类、二级分类、案卷标题、日期、保管期限、件数、页数、全宗号、分类号、案卷号。
第七、档案装订
1）归档文件按照保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。保管期限为永久、30年的归档文件要求线装法，根据文件厚薄采用“三孔一线”法或直角法装订；10年的归档文件根据文件厚薄采用线装法或不锈钢订书钉装订。
2）以件为单位进行装订。如文件附件过多过厚，实在无法装订在一起的，可以分开装订，但是要以单个附件为单位进行装订，不能将单个附件分开装订。
3）装订应采用符合档案保护要求的装订材料，做到文件不损页、不倒页、不掉页、不压字，装订后文件平整。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
4）已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。
第八、装盒
制作档案盒盒脊内容，盒脊内容要求用专门打印档案盒的打印机打印。把装订后的档案按照全宗、门类、年度、保管期限、件号入盒。将备考表置于盒内文件最后，并按照要求填写相关内容。
第九、质量自检
按照对档案鉴定整理数字化扫描处理完成后按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求对每件档案进行整理全过程的质量自检，发现不合格的环节进行修正。
第十、入库排架
填写档案进出入库房登记表后按照档案的分类进入甲方指定的库房，有序排架。
服务期限：自合同签订之日起至2025年12月31日
服务地点：档案管理中心指定地点
七、验收日期：2025-11-14
八、验收组成员（应当邀请服务对象参与）：陈之瑜 高彦洁 李臻
九、验收意见：经检验，受验方已完成了合同约定的档案整理工作，并全部提交。经检验方检验后， 认为该项目质量合格，予以通过。
十、其他补充事宜：
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